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2022.03.26

キーボックスの暗証番号設定と忘れた場合の対処法は?

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キーボックスの暗証番号設定と忘れた場合の対処法は?

民泊やレンタルスペース運営のうえで、無人で鍵を受け渡せるシステムは重要です。導入ハードルが低く主流なのはキーボックスですが、安全に運営するためにキーボックスの暗証番号はどのくらいの頻度で変えればよいのでしょうか。また、万が一暗証番号を忘れた時はどうすればよいのでしょうか。この記事では、キーボックスの暗証番号について、設定方法や変更すべき頻度、さらにキーボックスよりも安全性が高い鍵の受け渡し方法について紹介しています。ぜひ参考にしてみてください!

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1.キーボックスとは

そもそもキーボックスとは、暗証番号を入力することで中に入っている鍵を取り出せる箱のことです。工事不要で取り付けることができ、誰でも簡単に操作できるので民泊やレンタルスペースの鍵の受け渡し方法として人気です。
ドアノブやドア付近の手すりなどに設置し、事前にゲストにキーボックスの場所と暗証番号を伝えることで、無人で鍵を引き渡せるシステムになります。

 
キーボックスは、ダイヤル式とボタン式があります。ダイヤル式は、暗証番号通りにダイヤルを回すもので、ボタン式は暗証番号のボタンを押すことで解除できる仕組みです。

 

2.キーボックスの暗証番号設定方法

キーボックスは、基本的には4桁の暗証番号を設定します。暗証番号の設定方法はキーボックスによって異なりますが、基本的には操作パーツを使うなどしてキーボックスの中にあるリセットレバーを動かし、番号を設定してからレバーを元の位置に戻すことで設定できます。

 

3.キーボックスの暗証番号を忘れた場合の対処法

万が一運営側がキーボックスの暗証番号を忘れた場合、手当たり次第に番号を試すか専門業者に依頼するしかありません。無理矢理こじ開けようとすると、キーボックスだけでなく中の鍵が壊れてしまう可能性もあります。

 
専門業者に依頼すると、¥5,000〜¥10,000ほどかかってしまいますが、最短15分ほどで対処してくれます。

 

4.キーボックスの注意点2つ

ここでは、キーボックスがよく使われる場面を紹介します。
 

4-1.暗証番号を知っている人なら誰でも入れてしまう

キーボックスは、暗証番号さえわかっていれば誰でも開けることができるため、無断で部屋に入ることができてしまいます。また、利用者がその暗証番号を他の人に伝えれば、予約していない人でも部屋に入ることができるという危なさもあります。
 
そのため、運営側は暗証番号を使い回すことなく、その都度暗証番号を変更する必要があるのです。民泊やレンタルスペースとしてゲストに貸し出している場所が遠くにある場合、いちいち暗証番号変更をするのはかなりの手間になります。
 

4-2.鍵の紛失や複製のリスクがある

ゲストが鍵を紛失してしまうと、シリンダー交換などで追加の費用が発生します。また、鍵を勝手に複製されてしまうリスクもあります。鍵の複製は何かトラブルがあるまで気づきにくく、一度鍵を不正に複製されてしまえば、暗証番号の変更は無駄になってしまいます。

 

5.キーボックスの暗証番号はどれくらいの頻度で変えるべきか

キーボックスの暗証番号は、ゲストが使用する度に変更するのがベストです。前述の通り、キーボックスは暗証番号さえわかっていれば誰でも開けることができてしまうため、暗証番号の変更を怠るのはセキュリティ面で非常に危険な行為です。
 
しかし、ゲストが利用するたびに暗証番号を変更するのは非常に手間がかかります。鍵の受け渡しをわざわざ無人化する意味もあまりありません。
 

6.安全に鍵を渡せるスマートロックとは?

ここまでキーボックスの暗証番号について紹介してきましたが、キーボックスよりも安全に、そして無人で鍵を渡せるシステムがあるのをご存知ですか。実は、「スマートロック」を使えばこれらの問題が解決するのです。
 
スマートロックとは、鍵本体がなくてもスマホや暗証番号を入力するだけで解錠・施錠ができる、最近大注目のシステムです。スマートロックには、アプリをインストールして解錠できるものと、ドアに設置されたパネルに暗証番号を入力することで解錠できるものがあります。暗証番号の発行や鍵の有効期限の設定などもシステム上で行えます。
 

7.スマートロックのメリット3つ

安全性が高く、暗証番号もゲストごとに自動で設定できる

スマートロックでは、各ゲストごとに暗証番号を発行することができます。鍵の有効期限も宿泊客のチェックイン時刻〜チェックアウト時刻と設定できるので、キーボックスのもつ安全上の課題を解決してくれるのです。スマートロックは、その都度手動で暗証番号を変える必要がなく、なおかつ安全性が高い理想のキーシステムと言えます。
 

7-1.安全性が高く、暗証番号もゲストごとに自動で設定できる

スマートロックでは、各ゲストごとに暗証番号を発行することができます。鍵の有効期限も宿泊客のチェックイン時刻〜チェックアウト時刻と設定できるので、キーボックスのもつ安全上の課題を解決してくれるのです。スマートロックは、その都度手動で暗証番号を変える必要がなく、なおかつ安全性が高い理想のキーシステムと言えます。
 

7-2.トラブルがあってもシステム上で解決できる

スマートロックでは、システム上で全てを管理しています。そのため、万が一鍵に関してトラブルが発生しても、システム上で解決できるためオーナーがわざわざ現地に赴く手間が省けます。自分と離れた場所にあるスペースを貸し出す場合、特に便利です。
 

7-3.完全非接触で鍵の受け渡しが可能

こちらはキーボックスでも同じですが、ゲストと接触することなく鍵の受け渡しができます。オーナーにとっても、プライバシーを気にするゲストにとってもストレスフリーです。また、コロナで非接触のサービス需要が拡大している現在の状況に非常に適した方法と言えます。

 

8.セルフチェックインシステムでもっと便利に

スマートロックは、上述の通り安全かつ効率的に鍵を渡せるシステムです。そんなスマートロックの利便性をさらに高めてくれるのが、「セルフチェックインシステム」です。

 
セルフチェックインシステムとは、その名の通りホテルや民泊、レンタルスペースなどでのチェックイン作業をゲスト自身で完結できるシステムのことです。例えばホテルでは、ゲストに事前にQRコードが発行され、それをチェックインシステム端末にかざすと端末が本人確認を実施し、自動でチェックインができます。本人確認後に、アプリを使って解錠したり、端末に暗証番号を表示したりして、鍵の受け渡し業務も自動化できるのです。

 
このように、セルフチェックインシステムを使えば、本人確認から鍵の受け渡しまでを効率的かつ安全に行うことができます。

 

9.セルフチェックインシステムのおすすめサービス

「maneKEY(マネキー)」は、デザインの通り招き猫を象徴しており、利用される方に安心・安全なセルフチェックインシステムです。AIを活用した本人認証によって、非対面でのカウンター業務を可能にします。人材不足を解消するだけでなく、Withコロナに向けた「非対面での新しい接客様式」によって、宿泊客様と施設管理者様双方の安心・安全に寄与します。maneKEYが詳しく気になる方はこちらからお気軽にご連絡ください。

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10.セルフチェックインシステム導入を考えている方はこちらから

いかがでしたか?今回はキーボックスの暗証番号について、設定方法と忘れた場合の対処法、変更の頻度について解説しました。また、キーボックスよりも安全性と効率性を高めたシステムであるスマートロックについても紹介しました。
 
さらにチェックイン業務自体を効率化したい方には、セルフチェックインシステムがおすすめです。セルフチェックインシステムの導入を検討されている方は、こちらからお気軽にご連絡ください!

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