ホテルや民泊を運営するうえで、業務の効率化は重要です。特にコロナ禍で利用者が減っている現在、利用者の獲得だけでなく、システムを利用して管理業務を効率化し、無駄な工数・人件費を削減する重要性が増しています。今回は、導入することでホテル運営に役立つ便利なシステムをご紹介します。
Contents
1.ホテル運営におすすめの4つのシステム
導入することでホテル運営を効率化できるシステムはさまざまありますが、ここでは特におすすめな4つのシステムをご紹介します。
- ホテル管理システム（PMS）
- サイトコントローラー
- セルフチェックインシステム
- スマートロック
2.ホテル管理システム（PMS）
ホテル管理システム（PMS）は、予約や精算の管理、客室の管理、顧客情報の管理、宿泊データ分析など、ホテル宿泊に関するあらゆる業務を一括して管理できる便利なシステムです。
PMSは「Property Management System」の略語です。広い意味ではホテルや旅館全般の管理システムのことを指しますが、一般的にはその中でも「宿泊部門」の管理システムを指します。
3.ホテル管理システム（PMS）導入メリット3つ
それでは、ホテル管理システム（PMS）を導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは3つご紹介します。
3-1.フロント業務を効率化でき、人件費削減につながる
ホテル管理システム（PMS）は、予約や精算の管理、部屋割りや清掃状況の管理など、フロント業務を自動化できる機能が目白押しです。従来人件費や工数がかかっていた部分を効率化することで、浮いたリソースをより質の高いサービス提供に活かすことができます。また、人件費を削減することで利益率アップにもつながります。
3-2.売上や稼働率データを自動で集計・分析できる
ホテル管理システム（PMS）を使えば、予約情報から売上や稼働率データを取得し、自動で集計することができます。これまでExcelや手作業で行っていた作業を自動化することで、ホテル運営を大幅に効率化できるのです。
3-3.顧客情報管理を活用し、顧客満足度の高いサービスを提供できる
これまで利用した顧客について、基本情報やアレルギー・部屋タイプ・など、さまざまな顧客情報をストックし管理することができます。顧客情報を次回以降の宿泊に活用することで、顧客満足度を高め、リピート利用を促進できるのです。また、要望やクレームなども記録できるので、質の高いサービス提供にもつながります。
4.サイトコントローラー
サイトコントローラーとは、複数の予約サイト・予約システムの情報を一元管理できるシステムのことです。ゲストを増やすためには、複数の予約サイト（OTA）に登録することが重要です。しかし、適切に管理できないとダブルブッキングなどのトラブルにつながります。
サイトコントローラーを使えば、複数のOTAを使用していても、料金や空室情報の変更を一括で反映でき、予約情報も一元管理できます。また、祝日や休日は高く、平日の閑散期は安くなど、料金ランクを設定できたり、予約実績をデータ化して今後の運営に活かしたりすることも可能です。
5.サイトコントローラー導入メリット3つ
それでは、サイトコントローラーを導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは3つご紹介します。
5-1.予約状況を反映することでトラブルを避けられる
サイトコントローラーでは、空室状況を一括して各OTAに反映してくれます。そのため、ダブルブッキングなどのトラブルを避けることができ、利用者の信頼・満足度アップにつながります。
5-2.複数サイトに登録しても面倒な情報管理がいらない
複数のOTAに登録すればするほど予約の窓口が増え予約数アップにつながりますが、その分情報管理は煩雑になります。サイトコントローラーなら、面倒な予約情報管理を一括して行ってくれるため、業務の効率化が見込めます。
5-3.データを使ってさらなる稼働率アップにつなげられる
どのサイトからの予約が多いか、部屋のタイプやプラン別の予約数など、データをまとめることができます。データをグラフ化できるものもあり、販売実績を可視化できるため、稼働率を増やすためのマーケティングやPR戦略などに活用することができます。
6.セルフチェックインシステム
セルフチェックインシステムとは、その名の通りホテルや民泊、レンタルスペースなどでのチェックイン作業をゲスト自身で完結できるシステムのことです。
例えばホテルでは、ゲストに事前にQRコードが発行され、それをチェックインシステム端末にかざすと端末が本人確認を実施し、自動でチェックインができます。本人確認後に、アプリを使って解錠したり、端末に暗証番号を表示したりして、鍵の受け渡し業務も自動化できるのです。
7.セルフチェックインシステム導入メリット4つ
それでは、セルフチェックインシステムを導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは4つご紹介します。
7-1.経費を抑え、受付業務を効率化できる
チェックインを自動化することで、その分の人件費を抑えることができます。かなりの経費削減につながることも多く、利益を出しやすい状況を作れるのです。また、自動化により確認ミスなどの人的エラーを解消することもできます。
7-2.ゲストの待ち時間を短縮できる
セルフチェックインシステムは、利用者の待ち時間を短縮することにもつながるため、運営側だけでなく利用者にもメリットがあります。スムーズでストレスフリーなチェックインは、利用者の満足度アップにつながります。
7-3.コロナ禍でも安心・安全な運営が可能
ゲストと接触することなくチェックインが行えるため、コロナ禍でもお客様・従業員双方にとって安心・安全です。また、AIが宿泊者のパスポート情報や映像から本人確認を行ってくれるため、対面でなくても法令に則った確かな本人確認が可能です。
7-4.インバウンド対応で外国からのお客様にも対応できる
端末は英語や中国語などインバウンド対応しているため、外国からのお客様にも対応できます。将来的なインバウンド需要を見据えると、外国からのお客様への対応は必須です。インバウンド対応のセルフチェックインシステムなら、外国語が堪能な人材を特別に置くことなく、外国からのお客様にスムーズに対応できるのです。
8.セルフチェックインシステムのおすすめサービス
「maneKEY（マネキー）」は、デザインの通り招き猫を象徴しており、利用される方に安心・安全なセルフチェックインシステムです。AIを活用した本人認証によって、非対面でのカウンター業務を可能にします。人材不足を解消するだけでなく、Withコロナに向けた「非対面での新しい接客様式」によって、宿泊客様と施設管理者様双方の安心・安全に寄与します。maneKEYが詳しく気になる方はこちらからお気軽にご連絡ください。
9.スマートロック
スマートロックとは、鍵本体がなくてもスマホや暗証番号を入力するだけで解錠・施錠ができる、最近大注目のシステムです。
スマートロックには、アプリをインストールして解錠できるものと、ドアに設置されたパネルに暗証番号を入力することで解錠できるものがあります。暗証番号の発行や鍵の有効期限の設定などもシステム上で行えます。
10.スマートロック導入メリット2つ
それでは、スマートロックを導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは2つご紹介します。
10-1.非対面で鍵を渡せ、誰でも簡単に操作できる
中に鍵を入れて事前にゲストに暗証番号を伝えるだけで良いので、ゲストに会うことなく鍵を渡すことができます。そのため、わざわざ鍵を渡すためだけにその場に居合わせる必要がなくなり、いつでも受付が可能になるのです。
また、ゲストにとっても操作の簡単さが魅力です。暗証番号を合わせて開けるだけという簡単な操作で鍵を受け取ることができるため、万人に使いやすい仕組みとなっています。
10-2.導入が簡単で費用も安い
キーボックスは、￥3,000〜￥5,000ほどで購入することができ、工事不要で取り付けることができます。本体を購入すれば追加でランニングコストが発生することもないので、気軽に導入することができるのです。設置方法と費用の面から、導入ハードルが低い方法といえます。
11.システムを活用してホテル運営を効率化する
いかがでしたか？今回は、ホテル運営を効率化できる便利なシステムについて紹介しました。ホテル管理システム（PMS）・サイトコントローラー・セルフチェックインシステム・スマートロックの4つを併せてフル活用することで、ホテル運営を最適化することができます。
セルフチェックインシステムの導入を検討されている方は、こちらからお気軽にご連絡ください！